42 boulevard Victor Hugo
04000 DIGNE les BAINS
Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre association vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par l'Association La Populaire (qui est le responsable de traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. Seuls le service RH, la Direction et les responsables de secteur sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires. Nous signalons que les CV et demandes de candidatures reçus sont susceptibles de transiter en dehors de l’union européenne via notre messagerie-cloud Microsoft agréé Privacy Shield (« HR-compliant ») qui garantit la protection des données personnelles.
Des renseignements pour étudier la situation des clients potentiels sont enregistrées par l’association La Populaire qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :
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Finalité / Documents |
Destinataire habilité |
Durée de conservation max. |
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Listing des prospects et des situations familiales et sociales, fiche de première demande |
Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige |
3 ans après inactivité |
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Accord ou refus de prise en charge et évaluation des besoins |
Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige |
3 ans après inactivité ou retrait du consentement ou clôture du dossier |
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Devis gratuit |
Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Facturation/Devis |
3 ans après inactivité |
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Outil de reporting pour le suivi de la coordination |
Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction |
3 ans |
Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association La Populaire peut reposer sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tier financeur ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide à domicile.
Des dossiers-clients sont enregistrés par l’association La Populaire qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue des gestions de la relation avec les clients, la facturation, le recouvrement et l'exécution des prestations de service est multiple :
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Nous signalons que des données-clients peuvent nous parvenir de partenaires-distributeurs (notamment des Mutuelles) ainsi qu’être envoyées à ces partenaires. Nous signalons aussi que les données personnelles de nos clients peuvent transiter en dehors de l’EU via l’outil téléphonique de pointage. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association La Populaire peut reposer sur :
- votre consentement ;
- ou l’exécution du contrat de prestation ;
- ou l’exécution des contraintes imposées par les financeurs institutionnels ;
- ou l’exécution du contrat avec l’éditeur de la badgeuse téléphonique ;
- ou l’obligation légale liée à une des législations applicables pour la branche de l’aide à domicile ;
- ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
- ou notre intérêt légitime en tant qu’association de service à domicile ;
- l’intérêt légitime ou vital de la personne concernée.
Des renseignements pour étudier la demande d’un éventuel mandat de particulier-employeur sont enregistrées par l’association La Populaire qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :
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Listing des prospects et des situations familiales et sociales, fiche de première demande |
Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire |
3 ans après inactivité |
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Accord ou refus de prise en charge et évaluation des besoins |
Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire |
3 ans après inactivité ou retrait du consentement ou clôture du dossier |
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Devis gratuit |
Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Facturation/Devis, Service Mandataire |
3 ans après inactivité |
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Outil de reporting pour le suivi de la coordination |
Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service Mandataire |
3 ans |
Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association La Populaire peut reposer sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tier financeur ou notre intérêt légitime en tant que structure mandataire.
Des dossiers-clients de particulier-employeur et des donnés sur leurs employés sont enregistrés par l’association La Populaire qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue des gestions de la relation avec les particuliers-employeurs, l'exécution des mandats, la facturation et le recouvrement, la paie des employés du particuliers employeurs et les déclarations sociales est multiple :
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La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association La Populaire peut reposer sur :
- le consentement des personnes concernées ;
- ou l’exécution du contrat de mandat ;
- ou l’exécution du contrat de travail ;
- ou l’obligation légale liée à une des législations applicables ;
- ou notre intérêt légitime en tant que mandataire ;
- ou l’exécution des contraintes imposées par les financeurs institutionnels ;
- ou l’exécution du contrat avec l’éditeur de la badgeuse téléphonique ;
- ou l’intérêt légitime du particulier-employeur.
Dans le cadre de la mise en place d’un service de télé-assistance, des renseignements sont collectés par La Populaire et TECHNIPRO qui sont les responsables de traitement conjoints. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est la gestion de la relation précontractuelle ou contractuelle ainsi que la facilitation des actions d’urgences éventuelles. La conservation des données est limitée aux durées légales. Des données peuvent être transférées aux prestataires TECHNIPRO et à des services de secours ainsi qu’à l’entourage familial. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur le consentement de la personne concernée (voire de son représentant légal) ou l’intérêt vital de l’utilisateur ou l’intérêt légitime d’un des responsables de traitements conjoints ou l’exécution d’un contrat de distribution ou l’exécution d’un contrat de prestation.
Dans le cadre de la gestion de la vie de l’association, des documents qui contiennent des personnelles vous concernant sont conservés par La Populaire qui est le responsable de traitement. Seuls la Direction et le personnel administratif habilité sont autorisés à avoir accès aux données communiquées. Ces pages web indiquent la majorité des délais de conservation de données que nous appliquons :
La base juridique du traitement de vos données personnelles est notre obligation légale de suivi et traçabilité liés aux différentes législations en vigueur dans le secteur d’activité de l’association.
Un système d’annuaire (partenaires, intervenants, fournisseurs…) a été mis en place par La Populaire qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile ou l’exécution d’un contrat d’achat ou de partenariat.
Un système de lettre d’information, d’invitation et d’émargement de présence à des événements peut être mis en place par La Populaire qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion organisationnelle et promotionnelle des événements. Seul la Direction, le personnel concerné et les sociétés d’évènementiel externalisées et organisatrices sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile.
Un système de traçabilité des appels téléphoniques et des messages-répondeurs a été mis en place par La Populaire qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (n° de tel, horaires, durée de l’appel, réponse et absence, message-répondeur…) est le suivi des appels entrants/sortants et le suivi des réclamations. Seuls la Direction et le service qualité sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 1 ans après l’appel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile qui a besoin d’optimiser ses process ou d’améliorer la qualité de ses prestations ou de faciliter/accélérer les réponses téléphoniques.
Nous signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information (incluent des méthodes de désabonnement) par email ou courrier à nos clients, fournisseurs et partenaires B2B et institutionnels. Nous signalons que nos outils de traçabilité de l’exécution des prestations ou des soins sont susceptibles de faire transiter des données personnelles (hors données de santé) de nos clients ou patients en dehors de l’union européenne via des plateformes agréés Privacy Shield qui garantissent la protection de la vie privée. Nous signalons aussi que notre messagerie électronique ou les applications Domiphone/Domatel sont susceptibles de faire transiter nos données informatiques en dehors de l’union européenne via des plateformes agréés Privacy Shield qui garantissent la protection des données personnelles. En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par courrier postal avec AR adressé à Association la Populaire - 42 boulevard Victor Hugo - 04000 DIGNE les BAINS. Vous disposez par ailleurs des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.